このページにあるツールは個人が作成したものであり，山梨大学が確認したものではありません．予めご了承ください．

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会計支援

このツールを使うとできるようになること：

導入にかかる時間：

30分 (Excelシートの初期設定) + 10分 (Wordファイルの初期設定) + 30分 (PowerAutomateインストール)

日常的に1枚の伝票処理にかかる時間：

費目ごとの残高確認  10分 → 0秒 (1.まで必要)

立替払請求書作成 1分 → 5秒 (2.まで必要)

IPK伝票作成  3分 → 10秒 (3.まで必要)

 

1. Excelで予算管理をする

1.1 まずはファイルの中身を確認する

  1. 会計.xlsx (2023/5/7 更新)をダウンロードする
  2. シート”校費” や “基盤S” に DB に書かれた項目が挙がっていることが確認できるはずです．
    1. シート “DB” にある行をコピーして複製すると，その行の中身が他のシートにも反映されます．
    2. A行 “入力” に “v” がついている項目は，シート”IPK”に登場して，IPK入力できる状態になります．IPKに入力が終わったら，”済” などに変更しておいてください．
    3. E行 “立替出力” に “v” がついている項目は，シート”立替払請求書”に登場して，立替払請求書に入力できる状態になります．立替払請求書に入力が終わったら，”済” などに変更しておいてください．
    4. J行 “インストール先情報” は，備考欄にインストール先を書く必要があるときに入力します．シート”IPK” のF行 “連絡事項” に反映されます．
    5. K行 “ロット番号” は，備考欄にロット番号を書く必要があるときに入力します．シート”IPK” のF行 “連絡事項” に反映されます．
  3. シート “一覧” には各費目の残額が表示されます．
  4. シート “基盤S_IPK” は，IPKが出力する差引簿のデータを貼ることで，このExcelファイルに入力されたものがIPKに入っていることを確認できます．シート “基盤S” と シート “基盤S_IPK” とで，対応するものがあるかが検索されて表示されています．

1.2 初期設定をする

  1. シート “基本情報” の 所属・氏名・法人カード情報 を正しく修正してください．
  2. シート “債主情報” をIPKの債主登録情報を参照して修正してください．特に”立替払”のところの債主番号はご自身の番号となります．必要に応じて行を追加してください．
  3. シート “カード記載” は，クレジットカード明細に挙がる取引者名です．必要に応じて行を追加してください．
  4. シート “経費情報” をIPKの登録情報を参照して修正してください．
  5. シート “校費” と シート “校費_IPK” は対応しています．半角空白や全角空白も区別しますので，シート名は正しく書き換えてください．新しいシートの組を追加することもできますので，それぞれシートをコピーして追加してください．この費目名は シート “DB” の “費目” や シート “一覧” の”略称”，シート “経費情報” の”略称” とも照合を掛けています．
  6. シート “校費” などの配分額には実際の金額を書いておいてください．残額を計算するために利用されます．
  7. シート “一覧” の適当な行を複製して，”略称” を変更すれば，配分額や残額を他のシートから挙げてくれます．

1.3 日常業務

シート “DB” の適当な行を複製して，新しい情報に更新してください．

  1. 費目 は “校費”などのシート名に対応します．費目を入れると，それぞれのシートにも情報が更新されます．
  2. 購入先 は “カード明細” に挙がる名前に登録されている必要があります．立替払以外であれば省略も可能です．
  3. 購入方法 は掛売・立替払・法人カード などになります．物品でなく，単にシート “校費” などに反映させたい場合には，省略もできます．
  4. 立替払 に “v” を入れると，シート”立替払請求書” にエントリーが入り，立替払請求書を作成する(2.)準備ができます．作成済みのものは “済” など，”v” 以外の文字列を入れてください．
  5. 購入日・決済日・納入日は適切に入力してください．月日しか表示されませんが，情報的には年も入っていますので，年を跨ぐ時期にはご注意ください．
  6. 資産対象 には，資産対象である場合に “v” と書きます．
  7. 伝票の備考欄にインストール先の記述が必要な場合には，インストール先に情報を書き入れてください．
  8. 伝票の備考欄にロット番号の記述が必要な場合には，ロット番号に情報を書き入れてください．
  9. 分類 は選択肢から選んでください．
  10. 品名・件名1 から順に情報を埋めていくと，合計額が自動で計算されます．記入できる物品の上限は10件としてありますので，これ以上となる場合は2つにエントリーを分けて記入してください．
  11. 正しく情報が記入されるとほかのシートにも情報がコピーされているはずです．記入が必要なのは，日常的にはこのシート”DB”のみです．

2. 立替払請求書を作成する

立替払請求書.docx をダウンロードして，会計.xlsx と同じフォルダに置いてください．

  1. Excel の シート”DB” のE列”立替出力” に “v” としてください．出力したくないものは “v” 以外を書いてください．
  2. 立替払請求書.docx を開くと，Excelファイルがどこかを聞かれますので，正しいファイルの場所に更新してください．
  3. Wordファイルの右上の “所属”と”氏名” は適切に修正してください．この時点で一度，上書き保存をしてください．
  4. タブ “差し込み文書” の結果のプレピュー の左右矢印を押すと，別の伝票が表示されます．画面に出たものを印刷するか，”完了と差し込み” から必要なものをまとめて印刷してください．後ろの方には項目のない伝票が並びますので，無駄に印刷しないように気をつけてください．

3. IPKにExcelの内容を入力する

3.1. Power Automate をインストールする (初回のみ)

Power Automate は RPA(Robotic Process Automation; ロボット処理自動化) のアプリです．

  1. Office 365 のページに移動する
    https://www.office.com/
  2. “アプリ” から PowerAutomate を見つけて開く
    →  
  3. 画面下のほうの “Power Automate for Desktop” をダウンロードする．
  4. ダウンロードされた Setup.Microsoft.PowerAutomate.exe を実行する．
  5. インストールされた Power Automate を開く．
  6. Microsoft Edge に拡張機能が追加されたことが知らされるので，”拡張機能をオンにする” を選択する．
  7. +新しいフロー をクリックして，フロー名に “IPK2023″ などと入力して，”作成” に進む．
  8. IPK2023.txt (2023/5/7 更新)をメモ帳で開いて，Ctrl+A で文字を全選択，Ctrl+C でコピーする．
  9. フロー “IPK2023” の画面に Ctrl+V で貼り付けると，ブロックがたくさん追加される．
  10. 会計.xlsx をダウンロードして，適当なところに置く．
  11. フローの8番目くらいのブロックにあるExcelのパスを，上でファイルを置いたものに書き換えて，フローを上書き保存する．

3.2. IPKにExcelのデータを流し込む

  1. PowerAutomate を開いて，フロー “IPK2023” を編集する状態にします ．(鉛筆マークで開きます)
  2. EdgeでIPKを開いて，予算選択の別ウィンドウが開いている状態にします．(1.を先に実行してください，順番が大事です)
  3. Excel の シート”DB” のA列”入力” に “v” としてください．出力したくないものは “v” 以外を書いてください．複数の費目を一気に入力できませんので，1つの費目の項目の物品だけに “v” がチェックされている状態にしてください．
  4. Edgeの入力する費目に チェックを入れてください．
  5. PowerAutomate の上部から “実行” を押すと，自動入力が始まります．
  6. 伝票PDFがまとめて保存されますので，印刷してください．

短期雇用設定

このツールを使うとできるようになること：

積算の時間数と金額の自動入力

給与額・雇用保険額・所得税額などの自動入力

 

ファイルはこちら > 短期雇用申請様式_202304.xlsx (2023/4/5 新年度版に更新)

繰り返しキー入力

1. 2 を押す
2. TABを 10回 押す
3. 1.,2.をずっと繰り返す

のような作業をしたければ，まくろにが使えます．
上の作業はMoodleで全学生に2点ずつ与えるときに使っています．